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ENDLICH! Eine neue Telefonanlage

Die Corona Pandemie hat die deutsche Wirtschaft (fast) in die Knie gezwungen. Social Distancing bei Arbeiten, die nur im Team ausgeführt werden können, erfordern ein hohes Maß an Disziplin und Verständnis. Mitarbeiter im Homeoffice und mit Kindern mussten sich neu organisieren. Flexibilität ist wohl das richtige Wort für den Umgang mit der aktuellen Situation.

Doch aus der anfänglichen Panik entwickelte sich aber bei vielen Unternehmen (so auch bei uns) schnell eine innovative Lösungskultur. Damit meine ich nicht die meterhohen Plexiglasscheiben vor den Kassen im Supermarkt oder Ganzkörperanzüge. Damit meine ich ein Problem nicht zu akzeptieren, sondern es in seine Bestandteile zu zerlegen und Lösungen zu finden. Sowohl angepasst auf die aktuelle Situation, als auch für die Zukunft gedacht.

Das „Auseinanderreißen“ von Teams in verschiedene Räume oder ins Homeoffice führte dazu, dass wir schneller als geplant Microsoft Teams vollumfänglich eingeführt haben. Die technischen Möglichkeiten der Software erlauben es auch Telefonanlagen einzubinden und damit sind wir beim eigentlichen Thema – es gibt eine neue Telefonanlage!

Den Härtetest hat die neue Telefonanlage in Verbindung mit Microsoft Teams bereits in Anderten überstanden. Ab sofort ist das Team der Kundenbetreuung unter der Rufnummer +49 511 93685377 erreichbar. In Kürze werden wir unseren Standort in Sehnde ebenfalls umrüsten, um so die telefonische Erreichbarkeit zu verbessern.

Testen Sie es …

Wie haben wir die Einführung von Microsoft Teams und der neuen Telefonanlage gemacht?

Natürlich kann man nicht einfach nur eine neue Software einführen und alles wird gut. Es bedarf einiger Vorbereitung und natürlich muss die Einstellung im Team stimmen.

SCHRITT 1

In der Vergangenheit war jeweils ein Mitarbeiter, neben diversen Aufgaben, für einen bestimmten Kundenkreis zuständig. Folglich kam es an einigen Stellen zu einer Überbelastung, die dazu führte, dass Telefonate teilweise nicht angenommen werden konnten. Zudem kam, dass die alte Telefonanlage das Weitergeben des Anrufes nicht wunschgemäß erledigte. Anrufe hingen häufiger in einer Art Warteschleife, ohne dass unsere Mitarbeiter das wussten.

Wir haben darauf unser Team in der Kundenbetreuung in zwei kleinere Teams aufgeteilt, mit je einem Account Manager, die die einzelnen Teams der Kundenbetreuung unterstützen. Jedes Team betreut gemeinsam einen Kundenstamm, der analog des Aufwands gleichmäßig aufgeteilt wurde. Das hat zur Folge, dass jedes Teammitglied über alle Kunden Bescheid weiß und dynamisch Anrufe und Aufgaben übernehmen kann.

SCHRITT 2

Damit jeder über den aktuellen Status eines Auftrages, eines Projekts oder einer Anfrage informiert ist, mussten wir dafür sorgen, dass es eine Plattform zur gemeinsamen Kommunikation gibt. Wir haben uns nach einigen Versuchen für Microsoft Teams entschieden. Gerade in der aktuellen Situation hat sich diese Plattform ausgezeichnet und fügt sich reibungslos in unsere Arbeitsumgebung mit Word und Excel ein.

SCHRITT 3

Ein weiterer Entscheidungsgrund für MS Teams ist die Möglichkeit externe Telefonanlagen damit zu koppeln. Das haben wir bereits in Anderten erfolgreich umgesetzt und sind mit dem Ergebnis so zufrieden, dass wir die Umstellung in Sehnde ebenfalls mit Hochdruck vorantreiben.

Das Resultat aller drei Schritte in Bezug auf die telefonische Erreichbarkeit ist, dass ein Anruf allen Teammitgliedern angezeigt wird. Nimmt ein Teammitglied den Anruf entgegen, erlischt die Mitteilung bei den anderen Mitgliedern. Um die Verbesserung herbeizuführen gehört neben einer funktionierenden Software- und Team-Aufstellung natürlich die persönliche Motivation der Teammitglieder dazu! Wir wissen aber, dass wir richtig gute Kollegen mit einer entsprechenden Motivation haben. #ChallengeAccepted

Damit sind wir uns sicher, die telefonische Erreichbarkeit nun im Griff zu haben. Sobald die Telefonanlage in Sehnde umgestellt wurde, werden wir Sie noch einmal separat informieren.

Björn Osbahr

Sie wollen mehr über unsere Erfahrung mit Microsoft Teams erfahren? Dann kontaktieren Sie unseren Spezialisten Björn Osbahr.

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