Die Dokumentation, also das Erstellen von Begleitpapieren zu einer Lieferung gehört für uns zur Routine. Ein wichtiger Bestandteil dessen, ist die Fotodokumentation, die den Zustand der verpackten Ware zeigen soll. Das dient zum einen der transparenten Kommunikation zu unseren Kunden und zum andern, in der Hoffnung, dass dieser Fall nicht eintritt, zur Beweisführung bei eventuellen Schäden an der Ware. Worauf es bei den Fotos ankommt, wollen wir in diesem Beitrag zusammenfassen.
Für EVS ist die Fotodokumentation ein Mittel, um unseren Kunden transparent zeigen zu können, in welchem Zustand die Ware unser Gelände verlassen hat und was denjenigen erwartet, der das Packstück öffnet. Wichtige Vorarbeit leistet auch hier unser Wareneingang, der beim Entladen der Ware eine Prüfung und eine erste Fotodokumentation vornimmt. Kommt es vor, dass ein Artikel beschädigt verpackt wird, können wir die Ursache relativ schnell festmachen und alle Schritte zur Klärung einleiten (Weitere Details über den Wareneingang lesen Sie im Beitrag „Worauf kommt es beim Wareneingang an?“).
Die Fotodokumentation dient natürlich auch als Beweismittel, sollte das Versandgut beschädigt beim Kunden ankommen. Die Fotos geben in diesen Fällen Aufschluss über den Zustand der Ware beim Wareneingang und nach dem Verpacken, sodass ermittelt werden kann, in welchem Prozess die Beschädigung entstanden sein müsste.
Damit die Fotos als Beweismittel herangezogen werden können, müssen die Schritte der Dokumentation eingehalten werden und die Qualität der Aufnahmen muss entsprechend hoch sein. Um eine einheitliche Qualität der Bilder und des Prozesses sicherzustellen, haben wir eine Anleitung entworfen und kontrollieren die Ergebnisse regelmäßig. Wohlgleich wir wissen, dass nicht immer die besten Voraussetzungen gegeben sind.
Darauf kommt es bei den Bildern an:
- Die Bilder müssen scharf und gut beleuchtet sein (Problematisch während der „dunklen“ Jahreszeit).
- Die Sicherung der Ware in der Verpackung muss deutlich sichtbar sein.
- Der Inhalt einer Verpackung muss vollständig ersichtlich sein (Angemerkt sei, dass bereits bei Wareneingang verschlossene Kartons nicht von uns zu Dokumentationszwecken geöffnet werden dürfen).
- Die eindeutige Identifikation der Ware muss gegeben sein.
Damit wir sicherstellen, dass wir Fotos von jedem Schritt während der Verpackung haben, müssen die folgenden Schritte eingehalten werden:
- Ware steht auf Boden, unverpackt
- Foto vom Wareneingangs-Label
- Foto vom Typenschild
- Fotos von der Sicherung der Ware (Bolzen, Schrauben, Bänder etc.)
- Fotos der eingeschweißten, bzw. folierten Ware (Kistenteile noch nicht angenagelt)
- Fotos von der verpackten Ware, mit montierten Seitenteilen (ohne Deckel)
- Foto von der vollständig geschlossenen Kiste mit Grundmarkierung.
Natürlich sehen die Fotos bei Verschlägen oder unserer Kiste Light etwas anders aus, der Ablauf ist jedoch immer gleich, sodass wir in jedem Schritt der Verpackung den Zustand der Ware beurteilen können.
Wenn Sie weitere Informationen zu diesem Prozess wünschen, stehen wir Ihnen sehr gerne zur Verfügung. Interessieren Sie sich für weitere Facetten unserer täglichen Arbeit, dann laden wir Sie herzlich zu unserer Xplore-Tour ein. Während eines Rundgangs durch unseren Standort in Sehnde oder Anderten, bekommen Sie Einblicke in unsere Arbeit.
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Unser Anspruch an hohe Qualität spiegelt sich nicht nur in unseren Industrieverpackungen wider. Wir legen Wert auf gepflegte Hallen, bestens ausgestattete Arbeitsplätze und effiziente Wege. Überzeugen Sie sich und melden Sie sich zu einer exklusiven XPLORE Tour an.
